[閱讀] 《KT式理性思考法》

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    • 商業理財> 管理與領導 > 創業開店
  • 評分: ★★★★★
  • 閱讀前期許: 對於思考方式與問題有一套架構分析,提高邏輯思辨能力,解構問題並找到出路解法。
  • 簡評:

若你常覺得「事情模糊、說不清楚」,這套思考法絕對能改善狀況,並且避免潛在危機。 十分務實且有效的案例,在職場泥淖中打滾過會更有共鳴。 超乎我原本僅僅認為「只是學習另外一套工作方法論」的預期,而是面對事件時的整體思維,建立「理性程序」,達到「理性管理」。

在「人員績效問題的管理」一章中,更能清楚看到 KT 法就是在解決「管理問題」。 要做到良好的管理,就需要理性且基於數據、事實的分析。 而 KT 式理性思考法即提供了思考的框架,讓你能立即反應「我能使用這個」。 很難想像這是 1965 年的智慧,到了 2018 年底的現在仍然十分實用。

  • 3~5個重點,< 16個關鍵字
    • 理性程序 (SA, PA, DA, PPA/POA)
      • 狀況評估: 發生什麼事? 現況適用哪種分析?
      • 問題分析: 為什麼會發生? 解決什麼問題?
      • 決策分析: 應採取哪一條保護行動? 選擇哪個方案?
      • 潛在問題與機會分析: 前途如何? 需要提前排除什麼風險,以順利進行?

筆記、Quotes

ch1 理性管理的前提

  • 問題分析

    1. 定義問題: 偏差
    2. 描述問題: 規格矩陣
    3. 發展可能原因: 魚骨圖
    4. 測試可能原因
  • 四種基本的思考模式

    • 我的理解: (過去 Why -> 現在 What -> 選擇 Which -> 未來 Will)
    • 目的: 評估/澄清狀況, 將複雜狀況細分為可以管理的組成要素,並保持對於事件的掌握。
思考模式 理性程序 (SPD PP/PO) Rational Process
1. 發生什麼事 (What's going on?) SA 狀況評估 (Situation Analysis)
2. 為什麼會發生(Why did this happen?) PA 問題分析(Problem Analysis)
3. 我們應採取哪一條保護行動(Which course of action should we take?) DA 決策分析(Decision Analysis)
4. 前途如何(What lies ahead?) PPA/POA 潛在問題與機會分析(Potential Problem / Opportunity Analysis)
  • SA 放最後(第七章)的原因: 需要先瞭解可適用於這些領域的 rational process

  • 做選擇的思考模式

    1. 決定目的 (做這項選擇的目的何在)
    2. 考慮可供選擇的方案 (它們對於完成目的而言,能多有效)
    3. 評估選擇方案的相對風險 (哪一項行動可能是最安全,且最有生產力的)
  • 狩獵團隊

    • 共同經驗/語言
    • 明確的直接定義
  • 我們常用舊經驗處理新問題 => 這種習慣是可以被打破的

ch2 PA 問題分析

  • PA 問題分析: 漏油墊片

    • Deviation = Should - Actual. (偏差 = 應然 - 實然)
    • 1.有改變、卻未達標
    • 2.自始偏離: Day One Deviation
  • SPEC 規格

闡述提問 IS"是" - 偏差的表現 IS NOT"不是" - CLC最接近的邏輯比較 差異IS/IS NOT 有何差異 變化調整了什麼
WHAT 什麼 物體 什麼樣的特定偏差
WHERE 何處 地理位置物體上的哪個部位
WHEN 何時 第一次發現頻率生命週期的何時 N/A
EXTEND 程度 多少物體有偏差單一偏差多嚴重物體上有多少個偏差趨勢如何
  • 最有可能原因

    • 解釋所有結果
    • 驗證 / 反轉變化
  • 失敗原因

    • 描述錯誤 / 不清
    • 差異比較能力不足
    • 假設扭曲判斷

ch3 PA 問題分析例子

  • 印刷電路板廠: 週一早上良率特別低. why -> when
  • 自始偏差: 縫紉機佣金影響銷售

ch4 DA 決策分析

  • 決策聲明: 購買最好的人事資訊系統

  • 抉擇 不是找理想的 (Ideal),而是實際可達成的 (Viable)

  • 良好的抉擇要素

    • Objectives 所需完成事項
    • Criteria 定義 特定標準
    • Alternative 評估 方案
    • Risk 瞭解 風險
  • 由目標反推

    • MUST 必要: 篩選。有無。決定誰上場。Measurable
    • WANT 想要: 比較。加權 (10分)。決定誰贏球。
  • 平衡

    • MAX(目標達成率) && min(可接受風險)
  • 風險評估

    • 暫時性的選擇
    • 機率 && 嚴重性: 高/中/低
    • 是否遺漏 / 能否承擔
1. MUST Choice 1 (Info / Go) Choice 2 (Info / Go) -X Choice 3 (Info / Go)-
Criteria 1 Go Go X -No Go-
Criteria 2 Go Go Go
2. WANT (Weight) Choice 1 (Info / Score) Choice 2 (Info / Score)
Criteria 1 (9) 8 3
Criteria 2 (3) 5 9

ch5 DA 決策分析

  • 5 類抉擇情況

    • 複雜: 挖礦
    • 是/否: 水質。系統舊換新
    • 單一路線夠嗎: 「好」有多好的銷售系統
    • 原始發展方案(沒有已知解法): 糖廠 v.s. 卡車司機
    • 例行公事: 廢布料丟棄=>再利用
  • 突然有感

    • Decision Making 就是 Data Analysis
    • 有 Data Analysis 才能作 Decision Making
  • SOP: HR 招募人條件 / 升遷程序

ch6 PPA/POA 潛在問題(機會)分析

  • 例子
    • 「紙張工廠」: 頓失客戶
    • 「落成典禮」: 天氣(暴雨)、設施(交通、衛生)、替代講者
    • 「關閉色耶廠」: 改裝新製程,而不是直接廢止
  • PPA 6 活動
    1. 陳述行動: 欲達到什麼目標
    2. 列出潛在問題/機會: 未來不想要/想要的偏差
    3. 考慮可能原因
    4. 需採取什麼行動
    5. 如何擴大效果
    6. 啟動緊急應變措施機制
  • 概念
    • Preventive 預防性
    • Contingent 緊急應變式
    • Promoting 促進性
    • Capitalizing 擴大性
    • 槓桿率 = 回報 / 成本
  • 找出問題
    • 什麼事情會使我們受害最大
    • 按時間細流逐項檢查
    • 要改變時,常問「有什麼可能出錯的嗎?」 + 條列審視
  • DA 中會使用到 PPA: 「這些是我們能用 PPA 來對付的風險」
  • PPA 思考是為了「降低未來的不確定性,讓他變成可管理的一部份」,而不是為時已晚「為什麼當初沒有人想到」

ch7 SA 狀況評估

  • SA 5 步驟

    1. 列出威脅與機會
    2. 拆解與釐清
    3. 考量嚴重性、急迫性、成長性 (「不做的話會怎樣」)
    4. 決定需要的分析
    5. 決定需要的協助
  • 尋找工作 4 步驟

    1. 列出目前偏差、威脅與機會
    2. 進度 v.s. 目標 比較,以審查進度
    3. 預測是否有意料之外的事
    4. 尋找改善方法
  • 決定需要的分析,你的「關切事項」是什麼?

    1. 適用 PA: 「為什麼會發生」。有偏差 & 原因不明 & 狀況需要解釋 & 知道原因有助有效行動 (明確解釋)
    2. 適用 SA: 「我能有什麼選擇」。需要做選擇 & 設定目標
    3. 適用 PPA: 「未來威脅/機會」。避免未來麻煩
  • 例子: 「PA+SA: 報告遲了」、「SA: 紙箱 & 工廠」、「PPA: 採礦場」

  • 不需要明確解釋原因的例子: 石油漲價 (不需要 PA) V 我能有什麼選擇 X 為什麼會發生

  • SA 的有用之處是 「保持持續評估事情的習慣」

ch8 人員績效問題的管理

  • 工作環境 = 工作 + 人際
  • 表明「應當」的標準 = 設定清楚的目標。不要「理所當然」,因為每個人的「應當」不同
  • 釐清現況 = 哪一個事件 + 這麼說是什麼意思
  • 不要先入為主: 比較「工作環境」的差異,而不是針對人。「最可能原因」需要被證實,而不只是臆測。
  • 例子: 「輸入的錯誤」、「天才兒童」= 知人善任、放對位置的人才

ch9 在組織內「安裝」理性程序

  • 成功安裝的 7 個條件

    1. (P) 認同: 清楚定義目標
    2. (P) 實用: 有好處、跟工作有關、日常能運用
    3. (D) 由專家訓練引導: 確保實用
    4. (D) 接地氣: 經過重新設計,以配合組織作業的基本
    5. (C) 獎勵、支持: 給予獎勵與成就感,讓大家喜歡使用
    6. (A) 拓展至新應用: 延伸後續活動
    7. (A) 持續監控、回饋: 評鑑當初目標,持續回饋
  • 突然有感: 也適用於任何工具(e.g. IT 工具導入) 的拓展

  • 安裝的 2 種方法

    • 組織聚焦法。Top down 最高管理當局,適合緊急狀況。
    • 個人聚焦法。作為 HR Dev (人力資源開發) 增進個人能力,Functional Group 成員互相影響。

Ref

書評標準
★★★★★: 十分認同、非常實用。
★★★★☆: 認同、實用,暇不掩瑜。
★★★☆☆: 普通,認同部分概念。
★★☆☆☆: 空洞、老生常談。
★☆☆☆☆: 浪費時間。

陳俊安 Chen Chun-An

Android & Web Developer passionate about UX & Startup. My Dream is to create user-friendly products that could satisfy people and fulfill their imagination about future. 喜歡思考人生的意義。夢想是做出能滿足人們對於未來想像的產品


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